Marco Meister

Warum Sie sich die jährliche Mitarbeiterumfrage sparen können

September 15, 2021

Wer einmal im Jahr die Stimmung und das Engagement seiner Mitarbeitenden misst, wird meist ein Zufallsergebnis bekommen – und womöglich die falschen Schlüsse ziehen.

Umfragen sind bekanntlich immer eine Momentaufnahme. Wer einmal im Jahr die Stimmung und das Engagement seiner Mitarbeitenden misst, wird meist ein Zufallsergebnis bekommen – und womöglich die falschen Schlüsse ziehen.

Die meisten grossangelegten jährlichen Mitarbeiterumfragen laufen oft etwa so ab: Anfangs Jahr wird die Umfrage gründlichst vorbereitet. Jede einzelne Frage wird gründlich hinterfragt, zum Teil umgeschrieben, die Reihenabfolge und Fokusthemen der Umfrage angepasst. Im späten Frühling oder Anfang Sommer ist es dann endlich soweit und die rund fünfzig Fragen lange Mitarbeiterumfrage wird in unzähligen Sprachen und an alle Mitarbeitenden versendet. Bei manchen kommt sie an, bei manchen nicht. Zum Teil digital via Mail oder als Link, zum Teil auf einem Blatt Papier zum Ankreuzen und beantworten, ganz zur Freude der non-desktop Mitarbeitenden ohne Geschäfts-E-Mail-Adresse.

Nachdem den Mitarbeitenden ein paar Wochen Zeit für die Beantwortung gegeben wurde, beginnt die Mühsame Auswertung aller Antworten. Digital und schriftlich erfasste Antworten werden über Monate verarbeitet und ausgewertet. Wenn es die Datensätze und Struktur der Mitarbeiterumfrage erlauben, wird vielleicht eine Zuteilung auf Länder, Standorte oder vielleicht auch Teams möglich.

Seit Umfragestart sind wieder viele Wochen, teilweise Monate vergangen bis sich die Unternehmen in Teams zusammensetzen, um Massnahmen zu besprechen. Das Resultat: Massnahmen werden, wenn überhaupt, viel zu spät und nicht tiefgründig genug definiert. Was bleibt sind unglückliche Mitarbeitende, denen das Gefühl gegeben wurde, dass ihre Antworten aus den Umfragen nicht ernst genommen wurden. Die Folge ist, dass Mitarbeitende an der nächsten Umfrage nicht mehr teilnehmen und manche auch das Unternehmen verlassen. Dabei würde es auch anders gehen…

Pulse Check Umfragen

Ein Pulse Check unterscheidet sich dadurch von traditionellen Umfragen, dass in deutlich kürzerer Form, dafür aber in höherer Frequenz bei den Mitarbeitenden eincheckt wird und das Unternehmen so wortwörtlich am Pulse der Gesellschaft bleibt.  Firmen erhalten durch die Wiederholungen der Pulse Checks ein realistisches, ungeschöntes Bild der Situation. Und vor allem erhalten sie dieses Bild in Echtzeit, weil die Auswertung der Befragung nicht Monate in Anspruch nehmen darf und sie in dieser Zeit riskieren, dass unglückliche Mitarbeitende das Unternehmen verlassen.

Ein Pulse Check muss vor allem auch nicht immer für das ganze Unternehmen angelegt und standardisiert sein. Führungskräfte können teamspezifische Mitarbeiterumfragen erstellen und beispielsweise fragen, wie das Team die Zusammenarbeit beim letzten Projekt empfunden hat. Solche Insights sind auf Teamebene die die wirklich zählen.

Möglich ist auch, ein Pulse Check als rasches Kommunikationstool zu nutzen. Vielleicht haben Sie im Unternehmen ein Leadership-Programm lanciert und sind sich nicht sicher, ob alle Mitarbeitende davon erfahren haben? Dann nehmen Sie diese Frage einfach in den Pulse Check auf und holen Sie ab, wie viele bereits davon wissen. Und sollten Ihre Mitarbeitenden noch nicht informiert sein, können Links zum Beschrieb des Leadership-Programmes im Intranet hinterlegt werden. So werden auch kleinste Massnahmen sofort umgesetzt und der Pulse Check avanciert plötzlich zum interessanten Task und ist nicht mehr nur eine nervigen Bitte des Unternehmens.

Massnahmen ergreifen

Nach einem Pulse Check bewerten wir das Verbesserungspotenzial im Unternehmen und definieren in Echtzeit gezielte und praxiserprobte Massnahmen, die wir dann in ihrer Effektivität und langfristigen Wirkung wiederum messen. So sind Sie auch in der Lage, Ihren Mitarbeitenden nach jeder Befragung einen Überblick über die laufenden Massnahmen zu geben. Besonders gut kommt es natürlich an, wenn Sie sagen können, bis wann eine Massnahme implementiert ist und mit einzelnen Mitarbeitenden direkt über das Tool kommunizieren können. Und: Auch negative Rückmeldungen sollten Sie unbedingt kommunizieren. Ansonsten verstärkt sich bei unzufriedenen Mitarbeitenden das Gefühl des Misstrauens.

Die Befragungen sind ein laufender Prozess. Ist eine Massnahme umgesetzt, kann in einem zeitlich folgenden Pulse Check deren Wirkung abfragt werden. So fühlen sich die Beschäftigten ernst genommen und sehen, dass sich etwas tut – was sie wiederum motiviert, auch an der kommenden Mitarbeiterumfrage teilzunehmen.

Selbstverständlich sollten in den Umfragen nur Themen vorkommen, die wissenschaftlich fundiert und für das Unternehmen relevant sind. Es bringt nichts, bei den Mitarbeitenden Erwartungen zu schüren, indem Fragen gestellt werden, von denen Sie schon von vornherein wissen, dass Sie dafür keine Lösungen bieten können (etwa Job-Sharing oder Home-Office zum Beispiel). Und natürlich reichen regelmässige Pulse Checks alleine nicht aus: Insbesondere Werte, Vision und Mission des Unternehmens müssen vom Management auch gelebt werden.

Sicher ist aber: Mit Pulse Checks geben wir Ihnen die Grundlagen für echtes Mitarbeiterengagement in die Hand. Sparen Sie sich also Ihre jährlich durchgeführte Mitarbeiterumfrage mit den immer gleichen Fragen. Nutzen Sie die Chancen, die regelmässige Pulse Checks bieten.